ICT: Information and Communication Technology
หมายถึง เทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดการสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข่าวสารข้อมูลต่างๆและการติดต่อสื่อสาร ตั้งแต่ การรวบรวม การจัดเก็บข้อมูล การพิมพื การสร้างงาน
การติดต่อสื่อสารที่เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารโดยใช้เทคโนโลยี I (Information) หมายถึง ข้อมูล ข่าวสาร ความรู้ต่างๆ ที่บันทึกเป็นระบบเพื่อนำมาใช้งาน C (Communication) หมายถึง การติดต่อสื่อสาร T (Technology) หมายถึง คอมพิวเตอร์และโทรคมนาคม ความหมายโดยรวม ของ ICTก็คือ เทคโนโลยีที่ใช้จัดการสารสนเทศ การสื่อสาร เป็นเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การรวบรวมการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล การพิมพ์ การสร้างงาน การสื่อสารข้อมูล ฯลฯ ซึ่งรวมไปถึงการให้บริการ การใช้ และการดูแลข้อมูล โดยความเป็นจริงแล้ว ครูเราใช้ ICT จัดการเรียนการสอนมานานแล้ว เพียงแต่ยังใช้รูปแบบเดิม ซึ่งหากมีการพัฒนาโดยใช้เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การรวบรวมการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล การพิมพ์ การสร้างงาน การสื่อสารข้อมูล ฯลฯ ซึ่งรวมไปถึงการให้บริการ การใช้ และการดูแลข้อมูล จะทำให้การจัดการเรียนการสอนมีประสิทธิภาพมากขึ้น นักเรียนสามารถค้นคว้าหาความรู้จากแหล่งความรู้ที่หลากหลายมากยิ่งขึ้น ความจำเป็นที่ต้องมีการนำ เทคโนโลยีสารสนเทศมา ใช้ในธุรกิจ องค์กรธุรกิจในปัจจุบันและอนาคตมีการเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ต่างจากองค์กรธุรกิจแบบเดิม เหตุผลต่างๆที่จำเป็นต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในธุรกิจ
ประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
1. ช่วยให้ติดต่อสื่อสารระหว่างกันอย่างสะดวกรวดเร็ว โดยใช้โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์หรือในรูปของ สิ่งพิมพ์ต่าง ๆ
2. ช่วยในการจัดระบบข่าวสารจำนวนมหาศาล ซึ่งผลิตออกมาในแต่ละวัน
3. ช่วยให้เก็บสารนิเทศไว้ในรูปที่สามารถเรียกใช้ได้ครั้งแล้วครั้งเล่าอย่างสะดวก 4. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสารนิเทศ เช่น ช่วยนักวิทยาศาสตร์ วิศวกร ด้วยการช่วยคำนวณตัวเลขที่ยุ่งยาก ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ด้วยมือ
UploadImage
5. ช่วยให้สามารถจัดระบบอัตโนมัติเพื่อการเก็บ เรียกใช้และประมวลผลสารนิเทศ
6. สามารถจำลองแบบระบบการวางแผนและทำนาย เพื่อทดลองกับสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น
7. อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงสารนิเทศดีกว่าสมัยก่อน ทำให้ผู้ใช้สารนิเทศมี ทางเลือกที่ดีกว่า มีประสิทธิภาพกว่า และสามารถแข่งขันกับผู้อื่นได้ดีกว่า
8. ลดอุปสรรคเกี่ยวกับเวลาและระยะทางระหว่างประเทศ
ประกอบด้วย 5 เทคโนโลยีดังนี้
1).เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
CT:Computer Technology
2).เทคโนโลยีสารสนเทศ
IT:Information Technology
3).เทคโนโลยีสื่อสาร
CT:Communication Technology
4).เทคโนโลยีโทรคมนาคม
T T:Telecommunication Technology
5).เทคโนโลยีการจัดการข้อมูล
MT:Management Technology
1.) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ CT:Computer Technology
หมายถึง เทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้เพื่อการบันทึก จัดเก็บ ประมวลผล และค้นคืนสารสนเทศ
ซึ่งแบ่งออกได้เป็น 2 ส่วนใหญ่ ๆ คือ
1.) ฮาร์ดแวร์ (Hardware) คือ อุปกรณ์ ชิ้นส่วนต่าง ๆ ของคอมพิวเตอร์ รวมถึงสื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูล ได้แก่ อุปกรณ์รับข้อมูล (Input Devices)หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU) หน่วยความจำหลัก (Main Memory Unit) หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง (Secondary Storage) และอุปกรณ์แสดงผล (Output Devices)
2. ) ซอฟท์แวร์ หมายถึง โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เป็นชุดคำสั่งที่ควบคุมการทำงานของฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท ดังนี้
2.1) ซอฟท์แวร์ระบบ ( System Software) เป็นซอฟท์แวร์ที่ทำหน้าที่เป็นตัวกลางเพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดต่อสั่งงานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ได้ง่ายขึ้น และทำหน้าที่ประสานงานกับซอฟท์แวร์ประยุกต์ทั้งระบบ ตัวอย่างของซอฟท์แวร์ระบบ ได้แก่ Windows, Mac OS, Unix และ Linux เป็นต้น
2.2 )ซอฟท์แวร์ประยุกต์ (Application Software) เป็นซอฟท์แวร์สำเร็จรูปที่เขียนขึ้นเพื่อประยุกต์ใช้งานในด้านต่าง ๆ เช่น พิมพ์เอกสาร นำเสนองาน และคำนวณ หรือเพื่อใช้งานเฉพ าะด้าน ตัวอย่างได้แก่ Microsoft Word, Adobe Photoshop และ Macromedia Dreamweaverเป็นต้น
ซอฟท์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการสืบค้นสารสนเทศที่สำคัญมี 2 โปรแกรม ได้แก่ โปรแกรมค้นดูเว็บ และโปรแกรมอ่านเอกสาร
2.2.1 )โปรแกรมค้นดูเว็บ ( Web Browser) เป็นซอฟท์แวร์ที่ช่วยในการอ่านเนื้อหาของเว็บเพจ โดยทำหน้าที่แปลงค่ารหัสทางคอมพิวเตอร์ ให้เป็นภาพและเสียงตามที่ผู้สร้างเว็บไซต์กำหนด ตัวอย่าง ได้แก่ Internet Explorer, Mosaic, Opera, Netscape Communicator และ Hot Java เป็นต้น
2.2.2) โปรแกรมอ่านเอกสาร เอกสารที่มีการเผยแพร่ในอินเทอร์เน็ตมีหลายรูปแบบ รูปแบบทั่วไปที่นิยมใช้ คือ เป็น HTML , Microsoft Wordและ PDF ผู้ใช้จะต้องดาวน์โหลดโปรแกรม Adobe Acrobat Reader มาติดตั้งไว้ในเครื่อง จึงจะสามารถเรียกดูแฟ้มข้อมูลในรูปแบบ PDF ได้
2.).เทคโนโลยีสารสนเทศ IT:Information Technology
หมายถึง เทคโนโลยี (Technology) หมายถึง วิธีการปฏิบัติ ที่มีการจัดลำดับอย่างมีรูปแบบและขั้นตอน เพื่อที่จะทำให้เกิดประสิทธิภาพ ในเรื่องของความรวดเร็ว ความน่าเชื่อถือ ความถูกต้อง เป็นต้น
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลดิบ ที่ได้ผ่านการประมวลผล จากคอมพิวเตอร์มา
แล้ว นั่นคือได้ผ่านการคำนวณ การจัดเรียง การเปรียบเทียบ เป็นต้น ผลลัพธ์ที่ได้สามารถนำไปใช้
ประโยชน์ต่อผู้ที่เกี่ยวข้องได้ เรียกว่า สารสนเทศ
เทคโนโลยีสารสนเทศ จึงหมายถึง วิธีการปฏิบัติที่มีการจัดลำดับอย่างมีรูปแบบและขั้นตอน เพื่อที่จะทำให้เกิดประสิทธิภาพ ในเรื่องของความรวดเร็ว ความน่าเชื่อถือ ความถูกต้อง ซึ่งเป็นเทคโนโลยีที่มีการนำคอมพิวเตอร์ การสื่อสาร โทรคมนาคม และเทคโนโลยีสำหรับการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรม มาทำงานร่วมกัน เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนสารสนเทศ โดยนำข้อมูลป้อนเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วทำการประมวลผลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการ
3.).เทคโนโลยีสื่อสาร CT:Communication Technology
หมายถึง เทคโนโลยีการสื่อสาร
ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ดังนี้
เทคโนโลยี หมายถึงวิทยาการที่เกี่ยวกับศิลปะในการนำเอาวิทยาศาสตร์ประยุกต์มาใช้ให้เกิดประโยชน์ในทางปฏิบัติและอุตสาหกรรม
สารสนเทศ หมายถึง ข่าวสาร การแสดงหรือชี้แจงข่าวสารข้อมูลต่าง ๆ
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริง หรือสิ่งที่ยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริง
การสื่อสาร หมายถึง การนำสื่อหรือข้อความของฝ่ายหนึ่งส่งให้อีกฝ่ายหนึ่ง
ประกอบด้วยผู้ส่งข่าวสารหรือแหล่งกำเนิดข่าวสาร ช่องทางการส่งข้อมูล ซึ่งเป็นสื่อกลางหรือตัวกลางอาจเป็นสายสัญญาณ และหน่วยรับ
ข้อมูลหรือผู้รับสาร
จากความหมายดังกล่าว สามารถกล่าวขยายอธิบายเพิ่มเติมได้ คือ
เทคโนโลยี (Technology) มีความหมายมาจากคำ 2 คำ คือเทคนิค (Technique) ซึ่งหมายถึง วิธีการที่มีการพัฒนาและสามารถนำไปใช้ได้ และคำว่า ลอจิก (Logic) ซึ่งหมายถึงวิธีการปฏิบัติที่มีการจัดลำดับอย่างมีรูปแบบและขั้นตอนเพื่อที่จะทำให้เกิดประสิทธิภาพในเรื่องความเร็ว (Speed) ความน่าเชื่อถือ (Reliably) และความถูกต้อง ซึ่งคุณสมบัติที่กล่าวถึงนี้มีอยู่อย่างครบถ้วนในเครื่องคอมพิวเตอร์
อย่างไรก็ตาม ความหมายของคำว่าเทคโนโลยี ไม่ได้หมายถึงแต่เพียงคอมพิวเตอร์เท่านั้นเพราะเทคโนโลยีที่เราพบเห็นยังมีอีกหลายอย่าง เช่น เทคโนโลยีด้านการสื่อสาร และ โทรคมนาคมเทคโนโลยีเครือข่าย เทคโนโลยีสำหรับการผลิต การจัดการในงานธุรกิจและงานอุตสาหกรรม เป็นต้น
เทคโนโลยี ในความหมายของคำว่าเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารก็คือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยประมวลผลข้อมูลให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ โดยระบบคอมพิวเตอร์ประกอบด้วยองค์ประกอบหลักที่สำคัญคือ ฮาร์ดแวร์ หรือตัวเครื่องและอุปกรณ์รอบข้าง ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรม และผู้ทำงานที่ต้องการทำงานอย่างสัมพันธ์กัน
:เทคโนโลยีการสื่อสาร หมายถึง เทคโนโลยีในการสื่อสารยุคใหม่ 4 กลุ่ม ได้แก่
1.) เทคโนโลยีการแพร่ภาพและเสียง (Broadcast and Motion Picture Technology)
2. )เทคโนโลยีการพิมพ์ (Print and Publishing Technology)
3.) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ (Computer Technology)
4.) เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม (Telecommunication Technology)
4).เทคโนโลยีโทรคมนาคม T T:Telecommunication Technology
หมายถึง ความหมายของเทคโนโลยีโทรคมนาคม
โทร แปลว่า ไกล
คมนาคม แปลว่า การสื่อสาร
โทรคมนาคม (Telecommunication) หมายถึงการสื่อสารระยะใกล้และไกล โดยการรับส่งสัญญาณเสียง ข้อความและภาพ ผ่านสื่อสัญญาณทางสายหรือไร้สายด้วยระบบแม่เหล็กไฟฟ้าซึ่งอาจเป็นไฟฟ้า แสง หรือวิธีอื่นใดที่ทำงานร่วมกัน เช่น โทรสาร ววิทยุติดตามตัว โทรศัพท์เคลื่อนที่ อินเทอร์เน็ต วิทยุกระจายและโทรทัศน์Remote Control เป็นต้น
องค์ประกอบพื้นฐานของระบบโทรคมนาคม
ประกอบด้วย 3 องค์ประกอบด้วยกัน คือ
หน่วยส่งข้อมูล ------------------------ > หน่วยรับข้อมูล
ช่องทางการสื่อสารข้อมูล
1.) หน่วยส่งข้อมูล เป็นหน่วยที่ต้องการแจ้งหรือส่งข้อมูลให้หน่วยื่อน ๆ ทราบ เป็นต้นทางของการสื่อสารข้อมูล มีหน้าที่ส่งข้อมูลข่าวสาร อาจจะเป็นคน หรือวัตถุก็ได้
2.) ช่องทางการสื่อสาร คือกระบวนการ ช่องทาง หรือสื่อใด ๆ ที่ทำให้ข้อมูลสามารถส่งไปถึงหน่วยรับข้อมูลอย่างไม่ผิดพลาด เป็นสื่อสัญญาณทางสายหรือไร้สายก็ได้
3.) หน่วยรับข้อมูล เป็นปลลายทางของการสื่อสารข้อมูลที่ทำหน้าที่รับข้อมูลส่งมาผ่านช่องทางการสื่อสาร อาจจะเป็นคนหรือวัตถุก็ได้
ทิศทางการสื่อสารข้อมูล มี 3 ชนิดคือ
1.) แบบทิศทางเดียว (Simplex หรือ One-Way) ข้อมูลจะถูกส่งจากทิศทางหนึ่งไปยังอีกทิศทางหนึ่ง โดยไม่สามารถย้อนกลับมาได้ เช่น ระบบวิทยุ ระบบโทรทัศน์ การส่งอีเมล เป้นต้น
2.) แบบกึ่งสองทิศทาง (Half Duplex) ข้อมูลสามารถส่งสลับกันได้ทั้ง 2 ทิศทางโดยต้องผลัดกันส่งครั้งละทิศทางเท่านั้น เช่น วิทยุสื่อสารแบบผลัดกันพูด
3.) แบบสองทิศทาง (Full Duplex หรือ Both-Way) ข้อมูลสามารถส่งพร้อม ๆ กันได้ทั้ง 2 ทิศทางอย่างอิสระ เช่น ระบบโทรศัพท์ การChat Online
สัญญาณไฟฟ้าในระบบโทรคมนาคม แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
1.) สัญญาณแอนะล็อก (Analog Signal) เป็นสัญญาณไฟฟ้าในลักษณะคลื่นต่อเนื่อง (Sine wave) สัญญาณไฟฟ้าที่จะใช้เนเสียง หรือรูปภาพ เช่น ระบบวิทยุ โทรศัพท์ โทรทัศน์ เคเบิลทีวี
2. )สัญญาณดิจิทัล (Digital Signal) เป็นสัญญาณไฟฟ้าในลักษณะไม่ต่อเนื่องเป็นระบบ 2 สภาวะ คือ สภาวะที่ไม่มีสัญญาณไฟฟ้าและมีสัญญาณไฟฟ้าโดยแทนสัญญาณข้อมูลด้วย "0" หรือ "1"
วัตถุประสงค์ของการนำการสื่อสารข้อมูลเข้ามาใช้ในองค์กร
1.) เพื่อรับข้อมูลและสารสนเทศจากแหล่งข้อมูล
2.) เพื่อส่งและกระจายข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
3.) เพื่อลดเวลาในการทำงาน
4. )เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในการส่งข่าวสาร
5.) เพื่อช่วยขยายการดำเนินงานขององค์กรให้ดีขึ้น
6.) เพื่อช่วยปรับปรุงการบริหารองค์กรให้สะดวกมากขึ้น
5.).เทคโนโลยีการจัดการข้อมูล MT:Management Technology
หมายถึง การจัดการฐานข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นโดยเฉพาะยุคปัจจุบันที่มีการแข่งขันกันอย่างรุนแรง องค์การใดก็ตามที่มีข้อมูลอยู่มักได้เปรียบองค์การคู่แข่ง ดังประเทศที่พัฒนาแล้วมักจะได้เปรียบประเทศที่กำลังพัฒนา ทั้งนี้เนื่องจากข้อมูลข่าวสารต่างๆ ผู้บริหารสามารถนำมาใช้ในการพยากรณ์เหตุการณ์ต่างๆ ได้ล่วงหน้า เช่น ถ้าหากรัฐบาลไทยมีข้อมูลเกี่ยวกับการเงิน สภาพคล่องทางการเงิน ดุลบัญชีเดินสะพัด ตัวเลขข้อมูลเกี่ยวกับการนำเข้าและการส่งออกอย่าง ถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์ ผู้บริหารประเทศก็จะสามารถที่จะแก้ปัญหาได้ล่วงหน้า ดังนั้นข้อมูลสารสนเทศจึงมีความสำคัญต่อองค์กรและประเทศชาติเราจึงต้องมีการเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดการแฟ้มข้อมูลและการบริหารฐานข้อมูลเพื่อ ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์การ
ในบทนี้เราจะศึกษาเกี่ยวกับนิยามของการจัดการฐานข้อมูล การบริหารข้อมูล การบริหารแฟ้มข้อมูล การเข้าถึงข้อมูล การใช้ข้อมูลขององค์การ การออกแบบการบริหารฐานข้อมูล ปัญหาอุปสรรคในการพัฒนาฐานข้อมูล ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาฐานข้อมูล
เทคโนโลยีฐานข้อมูล
เทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ได้มีการพัฒนาอย่างรวดเร็วทั้งในส่วนฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) โดยเฉพาะในส่วนของฮาร์ดแวร์ได้รับการพัฒนาให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นโดยมีการเพิ่ม ความเร็วในการประมวลผลและสามารถที่จะรองรับงานได้ทั้งในส่วนการประมวลข้อมูล (Data Processing)การประมวลคำ (Word processing) การประมวลผลภาพ (Image processing) ทำให้โปรแกรมที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูลเพื่อการใช้คอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลข่าวสาร จะทำให้ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลข่าวสารนั้นได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนั้นยังสามารถทำกรรมวิธีต่างๆ เช่น การเลือก การจัดกลุ่ม การปรับปรุงฯลฯ ได้อีกด้วยในการนำข้อมูลเข้าและออก จึงทำให้ต้องมีโปรแกรมเพื่อจัดข้อมูลเหล่านั้น ซึ่งเรียกว่า ระบบการจัดการ ฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) เทคโนโลยีเหล่านี้ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน นิยมเลือกใช้ระบบการจัดการฐาน ข้อมูลที่เป็นแบบ RDBMS (Relational Database Management System) ซึ่งจะจัดการในส่วนของ Back-end ของระบบงานฯ ทั้งหมด ในปัจจุบันมีผู้ผลิตRelational RDBMS ที่มีประสิทธิภาพสูงมากมาย ถ้านักพัฒนาระบบงานฯ สามารถเลือกใช้ให้เหมาะสมกับแต่ละระบบงานฯ ก็จะเกิดประโยชน์และประสิทธิภาพสูงสุด ทั้งในด้านการพัฒนาระบบ งานคอมพิวเตอร์ การใช้งาน ความพอใจของผู้ใช้งานรวมทั้งต้นทุนในการลงทุนอีกด้วย
การจัดการข้อมูล
การจัดการข้อมูล (Data management) ข้อมูล คือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นของกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง โดยการสังเกต การจดบันทึก การสัมภาษณ์และการออกแบบสอบถาม ข้อมูลที่ได้มานั้นยังคงเป็นข้อมูลดิบ ไม่สามารถที่จะนำมาใช้ในการตัดสินใจในการกระทำในเชิงการจัดการและข้อมูลที่รวบรวมมามักจะไม่มีการจัดระเบียบอาจจะมีการซ้ำซ้อนของข้อมูลหรือข้อมูลชนิดเดียวกันอาจจะขัดแย้งกันก็ได้ ดังนั้นองค์การจะต้องมีการวางแผนในการจัดการบริหารฐาน ข้อมูลที่ดีจึงจะได้ประโยชน์จากข้อมูลที่จัดเรียบเรียงไว้
คำนิยามของฐานข้อมูลจึงมีความหมายถึงการเก็บรวบรวมข้อมูลของผู้ใช้และสามารถที่จะนำข้อมูลนั้นออกมาใช้ร่วมกันได้โดยไม่มีการซ้ำซ้อนของข้อมูลหรือความขัดแย้งของข้อมูล โดยทั่วไปข้อมูลมักจะประกอบด้วยข้อมูลย่อยหลายๆ ส่วน (Field) โดยที่แต่ละส่วนจะไม่มีความหมาย เช่น ชื่อนิสิต ชี่อวิชา หรือเกรด แต่ถ้าเอาหลายส่วนมารวมกันจะเกิดความหมายขึ้น เช่น นิสิตคนนี้ชื่ออะไร ลงทะเบียนวิชาอะไรและได้เกรดเท่าไร การที่เราเอาข้อมูลของหลายส่วนมารวมกันจะเกิดเป็นรายการ (Record) และในกรณีที่เอาหลายๆรายการมารวมกันจะเกิดเป็นแฟ้มข้อมูล (File) แต่ถ้าหากเอาหลายแฟ้มข้อมูลมารวมกันจะเกิดเป็นฐานข้อมูล (Database) ดังนั้นจะเห็นได้ว่าฐานข้อมูลจะเกิดจากบิต (Bit) หรือเลขฐานสอง มารวมกัน 8 บิต เพื่อก่อให้เกิดไบต์ (Byte) หรือตัวอักษร (Character)ขึ้นมาจากนั้นจึงกลายเป็นฟิลด์ของข้อมูล แสดงลำดับขั้นในการเกิดฐานข้อมูล
รูปแสดงลำดับขั้นในการเกิดฐานข้อมูล
หากจะเปรียบเทียบฐานข้อมูลกับระบบการเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม ฐานข้อมูลเปรียบเสมือนตู้เอกสาร ซึ่งในตู้เอกสารจะประกอบด้วยหลายลิ้นชัก แต่ละลิ้นชักเปรียบเสมือนแฟ้มข้อมูลและในแต่ละแฟ้มข้อมูลจะประกอบด้วย รายการของแต่ละบุคคลรวมกันอยู่ โดยที่แต่ละบุคคลก็จะประกอบด้วยฟิลด์ที่เกี่ยวข้องหลายฟิลด์ดังรูป แสดงการเปรียบเทียบฐานข้อมูลกับตู้เอกสาร
การจัดการข้อมูลจะมีประสิทธิภาพสูงสุด เมื่อผู้จัดการได้รับข้อมูลข่าวสารตามที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ผู้จัดการจำเป็นจะต้องรู้ว่าอะไรเป็นข้อมูลที่เราสามารถหาได้และจะเข้าถึงข้อมูลนั้นได้อย่างไร การนำข้อมูลนั้นมาช่วยในการตัดสินใจ ในปัจจุบันข้อมูลและสารสนเทศที่จะใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ ส่วนใหญ่จะถูกเก็บในรูปของแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลทางคอมพิวเตอร์ โดยผู้บริหารระดับกลางและระดับล่างมักจะใช้แฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลในการดำเนินวันต่อวันและใช้ในการพัฒนาแผนประกอบ ส่วนผู้บริหารระดับสูงมักจะใช้ข้อมูลทั้งภายในและภายนอก ฐานข้อมูลเพื่อใช้ในการพัฒนา การจัดทำแผนกลยุทธ์ต่างๆ จะเห็นได้ว่าบริหารทุกระดับจะได้ใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลเพื่อช่วยในการบริหารและการตัดสินใจ
ประเด็นหลักในการบริหารข้อมูล (Major Issue in data management)
ประกอบด้วย
- ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล (Access) ได้ง่าย รวดเร็วและถูกต้องโดยจะต้องมีการกำหนดสิทธิในการเรียกใช้ข้อมูลตามลำดับความสำคัญของผู้ใช้จะต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล(Security) ข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการจารกรรมข้อมูลสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขในอนาคตได้ (Edit) ทั้งนี้เนื่องจากแผนที่วางไว้อาจจะต้องมีกาเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์จึงทำให้ต้องมีการจัดระเบียบข้อมูล แก้ไขข้อมูล พร้อมทั้งจัดหาข้อมูลมารเพิ่มเติมข้อมูลที่จัดเก็บอาจจะต้องมีการจัดแบ่งเป็นส่วนหรือสร้างเป็นตาราง เพื่อง่ายแก่การปรับปรุงข้อมูล
ในลักษณะการจัดการฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์ (Relational database) ซึ่งจะกล่าวถึงภายหลัง
- ส่วนต่อประสานผู้ใช้หรือตัวเชื่อมผู้ใช้ (User Interface) หมายถึง อุปกรณ์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ ติดต่อ สื่อสารกับคอมพิวเตอร์ได้ เช่นจอภาพ (Terminal)แป้นพิมพ์ (Keyboard) เมาส์ (Mouse) และเมนู(Menu) ดังนั้น ผู้ใช้และผู้บริหารจำเป็นจะต้องรู้เกี่ยวกับลักษณะของขอมูลที่จะนำมาใช้ โปรแกรมการจัดการ และข้อจำกัดในการใช้โปรแกรม
ชนิดของฟิลด์(Field Type)
คำอธิบาย(Description)
ตัวเลข(Numeric) จะเก็บได้เฉพาะตัวเลขจำนวนเต็มหรือเลขทศนิยม สามารถใช้คำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร
ตัวเลขปนตัวอักษร(Alphanumeric) จะเก็บข้อมูลที่เป็นตัวเลขปนตัวอักษร จะใช้ในการคำนวณไม่ได้
ตัวอักษร(Alpha) จะเก็บข้อความไม่สามารถใช้ในการคำนวณ
วันที่(Date) จะกำหนดรูปแบบการป้อน เช่น เดือน/วัน/ปี หรือ วัน/เดือน/ปี
ความกว้างของฟิลด์(Field length) ขอบเขตของฟิลด์ว่าจะป้อนได้กี่ตัวอักษร
ตารางแสดงลักษณะของข้อมูลที่จะนำมาใช้
ข้อดีของการประมวลผลฐานข้อมูล
ข้อมูลมีการเก็บรวมกันและสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ในระบบฐานข้อมูลจะมีการเก็บข้อมูลไว้ในที่เดียวกันเรียกว่าฐานข้อมูล โปรแกรมประยุกต์สามารถออกคำสั่งผ่านDBMS ให้ทำการอ่านข้อมูลจากหลายตารางได้
ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลในการประมวลผล ฐานข้อมูลจะมีความซ้ำซ้อนของข้อมูลน้อยที่สุดเนื่องจาก ข้อมูลจะถูกเก็บเพียงที่เดียวในฐานข้อมูล
สามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้ ข้อมูลจะมีความถูกต้อง ไม่มีความขัดแย้ง
การควบคุมความคงสภาพของข้อมูล ความคงสภาพ (Integrity) ของข้อมูล คือความถูกต้อง ความคล้องจอง ความสมเหตุสมผลหรือความเชื่อถือได้ของข้อมูล
การจัดการข้อมูลในฐานข้อมูลสามารถทำได้ง่าย การจัดการกับฐานข้อมูล ไม่ว่าเป็นการเรียกใช้ข้อมูล การเพิ่มเติมข้อมูลการแก้ไขข้อมูลหรือการลบข้อมูลของตารางใดภายในฐานข้อมูล จะสามารถทำได้ง่ายโดยการออกคำสั่งผ่านไปยัง DBMS ซึ่ง DBMS จะเป็นตัวจัดการข้อมูลภายในฐานข้อมูลให้เอง
ความเป็นอิสระระหว่างโปรแกรมประยุกต์และข้อมูล โปรแกรมประยุกต์ที่เขียนขึ้นจะไม่ขึ้นกับโครงสร้าง ของตารางภายในฐานข้อมูล และโปรแกรมประยุกต์ไม่จำเป็นต้องเก็บโครงสร้างของตารางที่ใช้ไว้ ดังนั้นเมื่อมีการ เปลี่ยนแปลงโครงสร้างของตาราง โปรแกรมประยุกต์ก็ไม่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย
การมีผู้ควบคุมเพียงคนเดียวได้ผู้ควบคุมฐานข้อมูลเรียกว่า DBA (Database Administrator) ซึ่งเป็น ผู้บริหารและจัดการฐานข้อมูลทั้งหมด โดยสามารถจัดการกับโครงสร้างของฐานข้อมูลได้ กำหนดสิทธิการใช้งานฐาน ข้อมูลได้เพื่อป้องกันผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าไปใช้งานฐานข้อมูลและไม่สามารถเข้าไปก่อความเสียหายกับระบบฐาน ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เก็บอยู่ในฐานข้อมูลควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
-------------------------------------------
มีความถูกต้อง ทันสมัย สมเหตุสมผล
------------------------------------------
มีความซ้ำซ้อนของข้อมูลน้อยที่สุด
------------------------------------------
มีการแบ่งกันใช้งานข้อ
------------------------------------------
การจัดการแฟ้มข้อมูล (File Management) ในอดีตข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะอยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอิสระ (Conventional File) ซึ่งระบบงานแต่ละระบบก็จะสร้างแฟ้มของตนเองขึ้นมาโดยไม่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน เช่น ระบบบัญชี ที่สร้างแฟ้มข้อมูลของตนเอง ระบบพัสดุคงคลัง (Inventory) ระบบการจ่ายเงินเดือน(Payroll) ระบบออกบิล (Billing) และระบบอื่นๆต่างก็มีแฟ้มข้อมูลเป็นของตนเอง หากมีการปรับปรุงแก้ไขก็จะทำเฉพาะส่วนจึงทำข้อมูลขององค์การ บางครั้งเกิดสับสนเนื่องจากข้อมูลขัดแย้งกันและในบางองค์การอาจจะมีการเขียนโปรแกรมโดยใช้ภาษาที่เขียนที่ต่างกัน เช่นภาษาโคบอล (COBOL language)ภาษาอาร์พีจี(RPG) ภาษาปาสคาล (PASCAL) หรือภาษาซี (C language) ซึ่งมีลักษณะของแฟ้มข้อมูลที่สร้างด้วยภาษาที่ต่างกันก็ไม่สามารถจะใช้งานร่วมกันได้ จึงทำให้องค์การเกิดการสูญเสียในข้อมูล ดังนั้นก่อนที่องค์การจะนำคอมพิวเตอร์มาใช้จะต้องมีการวางแผนถึงระบบการบริหารแฟ้มข้อมูล การแบ่งประเภทของแฟ้มข้อมูลและการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูล
การบริหารแฟ้มข้อมูลจะต้องมีการกำหนดโปรแกรมที่จะพัฒนาขึ้นมาว่าจะใช้ภาษาอะไร มีหน่วยงานใดต้องใช้ ต้องการข้อมูลอะไร ข้อมูลที่แต่ละแผนกต้องการซ้ำกันหรือไม่ หรือมีข้อมูลอะไรที่ขาดหายไปและข้อมูลฟิลด์ไหนที่จะใช้เป็นคีย์ในการค้นหาข้อมูล เช่น
การสร้างแฟ้มประวัติลูกค้า
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น